قطعا کسبوکار شما تا به امروز بارها درگیر بحران و دردسرهایش شده است. اما آیا راهی برای مقاومت در مقابل بحران و تبعاتش وجود دارد؟ در شرایطی که امکان پیش‌بینی آینده وجود ندارد چگونه پیشرو باشیم؟ در واقع چطور در شرایط انفجار عدم‌قطعیت، قاطعانه تصمیم‌گیری کنیم؟ این مقاله که از وب‌سایت گروه مشاوران بوستون برگرفته شده به دنبال پاسخگویی به پرسش‌های یاد شده است. یکی از راه‌حل‌های ممکن استفاده از سناریوسازی در بحران است. سناریوها فرضیه‌هایی هستند که رهبران در مورد آینده و بر اساس عواملی مثل سبک زندگی جامعه، اقدامات دولت، محیط کلان اقتصادی و تقاضاهای خاص کسبوکار در نظر می‌گیرند.
اما چگونه استراتژی‌هایمان را مبتنی بر سناریوی مناسب تدوین کنیم؟ و مهم‌تر آن‌که چگونه این استراتژی‌ها را در سازمان جاری سازیم؟ برای بررسی این سوالات با ما همراه باشید.
۳ پیش‌نیاز برای به حداکثر رساندن تاثیر سناریوها در تصمیم‌گیری استراتژیک
-
استراتژی‌ها را بر اساس ترکیبی از جایگاه قبلیتان و سناریوهای فعلی بسازید: شرکت شما با اندازه‌ای مشخص و متفاوت از سهم بازار، ذخایر وجه نقد، سطح دیجیتالیزه بودن و سایر مشخصات وارد بحران شده است؛ پس لازم است با توجه به موقعیت سابق‌تان تصمیم‌گیری کنید. بحران بعضی شرکت‌ها را تهاجمی و جسور، بعضی را انعطاف‌پذیر و بعضی را درمانده می‌سازد.
-
افق‌های زمانی متفاوت را در نظر بگیرید: تاکنون شرکت‌ها عمدتا بر کاهش ضررهای کوتاه‌مدت و تنظیم راه‌هایی برای حفاظت از کارکان خود متمرکز شده‌اند. این کار ضروریست اما کافی نیست و لازم است کوتاه‌مدت و بلندمدت به طور همزمان در نظر گرفته شود.
-
از حلقه (OODA (observe–orient–decide–act برای انطباق مداوم برنامه‌های عملیاتی استفاده کنید: این حلقه که برگرفته از علوم نظامی است به عنوان یک اصل راهنما برای سناریوسازی استفاده می‌شود. این حلقه پیش‌نیازی اساسی برای تغییر سریع و انجام اقدامات اصلاحی است و اجرای مداوم آن، سرعت یادگیری سازمان و اثربخشی پاسخ‌های احتمالی را افزایش می‌دهد.
این حلقه شامل ۴ مرحله است:
-
مشاهده: دائما تغییرات محیطی برای سناریوسازی را ردگیری کنید.
-
جهت‌گیری: گزینه‌های استراتژیک و میزان قابل‌اتکا بودن آنها در سناریوهای مختلف را بررسی کنید. (مثلا سناریویی را در نظر بگیرید که که در آن دوره بحرانی فعلی دو برابر میزان پیش‌بینی شده طول بکشد، بررسی کنید کدام گزینه زودتر از بقیه در عمل شکست می‌خورد).
-
تصمیم‌گیری: با اعتماد به نفس موثرترین برنامه را انتخاب کنید.
-
عمل: سریعا عمل کنید (برای بالا بردن سرعت در دو مرحله تصمیم‌گیری و عمل می‌توان از اصل قصد فرمانده بهره برد).
تحقق رویکرد مبتنی بر سناریو در گرو تناسب با ساختار سازمانی
به منظور اثرگذاری، بایستی استرتژی و اجرا درهم‌تنیده شوند. بنابراین در رویکرد مبتنی بر سناریو به یک ساختار سازمانی هماهنگ نیازمندید. برای تحقق این هدف، دو دفتر موقتی با اولویت‌های متفاوت ایجاد کنید:
۱٫ دفتر اطلاعات و پیش‌بینی (کابین خلبان بخش اجرایی):
-
فرمان‌های اصلی را از مدیرعامل و کمیته اجرایی دریافت می‌کند و به عنوان تنها منبع حقیقی سازگارکننده سناریوها با سازوکارهای اجرایی سازمان، عمل می‌کند.
-
بر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در تمام افق‌های زمانی متمرکز است.
-
جهت‌گیری‌های استراتژیک جدید را برای وضعیت عادی جدید تنظیم می‌کند.
۲٫ دفتر پاسخگویی به بحران:
این دفتر مسئول تعریف و طراحی فرایندهای لازم برای اجرا و مدیریت فرایند اجرا است؛ همچنین اختیار نهایی برای ایجاد هر گونه تغییر در پاسخ به تحولات ناگهانی و غیرمنتظره را نیز دارد. این بخش مختار است تا اقدامات فوری را در ۳ بعد تعریف کند:
-
مدیریت نیروی‌کار: در این مورد دفتر پاسخگویی دستورالعمل‌های بهداشتی را تدوین می‌کند و ترتیبات کاری و برنامه‌های اشتغال کارکنان را تنظیم می‌کند. در واقع توجه و احترام همه‌جانبه به کارکنان را اجرایی می‌سازد.
-
استمرار عملیاتی: دفتر پاسخگویی فرآیندها را بر اساس حساسیت آنها دسته‌بندی می‌کند؛ همچنین برای فرایندهایی که دارای بالاترین اولویت هستند، برنامه‌های اقتضایی متناسب را طراحی و پیاده‌سازی می‌کند.
-
مشارکت با ذینفعان: دفتر پاسخویی به ذینفعان اصلی مانند مشتریان، تامین‌کنندگان یا سرمایه‌گذاران اطمینان می‌دهد که شرکت اقدامات صحیح را انجام داده و آماده همکاری با آنها در جهت رفع نیازهایشان است.
ما به شدت اعتقاد داریم که رویکرد مبتنی بر سناریو (سناریوسازی) کلید موفقیت خواهد بود. پیچیدگی و عدم‌قطعیت ناشی از بحران نباید مانع اقدام شما شود؛ چراکه پس از فرونشینی گرد و غبار بحران با یک وضعیت عادی جدید روبرو خواهید شد. بنابراین در تمام شرایط، بایستی تفکر استراتژیک بلندمدت خود را حفظ کنید. همان طور که کلمنسو نخست وزیر فرانسه پس از پایان جنگ جهانی اول گفت:
«ما جنگ را با تمام رنجش بردیم اما حالا باید صلح را بدست بیاوریم و شاید این مرحله بسیار سخت‌تر باشد.»
