در این مقاله که از وب‌سایت گروه مشاوران بوستون(BCG) برگرفته شده سعی داریم به یک پرسش مهم که باعث نگرانی رهبران سازمان‌ها شده است پاسخ دهیم: آیا دورکاری حاصل از بحران کرونا باعث کاهش چابکی سازمان‌ها میشود؟
دورکاری روشی نیست که فقط مربوط به دوره بحران کرونا باشد؛ این شیوه کار قبل از بروز این بحران نیز در سراسر جهان در حال افزایش بود و کرونا در واقع فقط به سرعت فراگیری آن افزود. در نتیجه افراد و سازمان‌های زیادی این شیوه کار را تجربه کردند و با توجه به مزایایی که برای افراد و سازمان‌ها داشت برخی از آن‌ها علاقه‌مند شده‌اند که حتی پس از بحران هم این روش کار را ادامه دهند.
در ابتدا، برای درک بهتر موضوع لازم است تعریفی مختصر از چابکی سازمان‌ها ارائه دهیم. به زبان ساده سازمانی چابک است که به هنگام تغییر شرایط مانند مطرح‌شدن یک ایده جدید یا ورود یک فناوری جدید به بازار، توانایی و انعطاف‌پذیری لازم برای هماهنگی سریع با تغییرات را داشته باشد. به عبارت دیگر؛ سازمانی چابک است که با روی باز به استقبال تغییرات می‌رود.
یکی از ارکان اصلی حفظ چابکی سازمان‌ها آن است که افراد در کنار یکدیگر کار کنند و تعاملات رودررو داشته باشند، چراکه این تعاملات باعث افزایش کارایی، بهرهوری و تصمیم‌گیری صحیحتر میشود. مدیران از یک طرف از کاهش هزینه‌های ناشی از دورکاری مسرورند و از یک طرف نگران از دست رفتن چابکی سازمان، به دلیل عدم وجود تعاملات نزدیک هستند.
پاسخی که گروه مشاوران بوستون به این مدیران می‌دهد این است که:
«جایی برای نگرانی نیست!»
ما در این جا راهکارهایی به شما ارائه می‌دهیم که حتی در زمان دورکاری هم بتوانید چابکی سازمان خود را حفظ کنید:
-
اولویت‌بندی سفت و سخت: اختصاص زمان و انرژی به مهم‌ترین فعالیت‌ها باعث میشود که کارکنانتان متمرکز باقی بمانند.
-
ایجاد تیم‌های کوچک خودمختار و چندمنظوره: تیم‌های کوچک، انعطاف‌پذیرترند و به سادگی می‌توانند در صورت نیاز جهت حرکت خود را تغییر دهند. عمل به صورت خودمختار باعث افزایش خلاقیت میشود و به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا سریع تصمیم بگیرند و سریع حرکت کنند. اما خودمختاری زیاد تنها زمانی باعث افزایش بهرهوری میشود که هم اعضا تیم با یکدیگر به شدت همسو باشند و هم تیم‌ها همسویی لازم با یکدیگر را داشته باشند. اهمیت این همسو بودن زمانی که اعضای تیم دور از هم کار می‌کنند، بیشتر میشود. پس وظیفه رهبران برای اطمینان حاصل کردن از این موضوع که تیم‌ها اولویت‌ها، استراتژی‌ها و اهداف سازمان را دنبال می‌کنند، چند برابر میشود.
-
برگزاری جلسات در فواصل منظم: برگزاری منظم جلسات باعث افزایش همبستگی و همکاری میان کارکنان میشود. این جلسات باید شامل جلسات هفتگی ۶۰ تا ۹۰ دقیقه‌ای باشد. در این جلسات درباره‌ی روند پیشرفت کار در هفته گذشته صحبت شود. سپس با در نظر گرفتن خطرات و مشکلات پیش روی سازمان برای هفته بعد برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد. همچنین لازم است در جلسات روزانه ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای افراد تیم گزارش‌های روزانه خود را به یکدیگر ارائه دهند؛ البته ناگفته نماند که تمام این جلسات تا جایی که امکان دارد باید به صورت آنلاین و از طریق ویدیوکنفرانس برگزار شوند.
-
چابک بودن خود رهبر: بیش از هر چیزی چابک بودن خود رهبر بر حفظ چابکی کارکنان تاثیر می‌گذارد. رهبران خوب بر نتایج و اهداف مشخص تمرکز می‌کنند و به تیم‌ها این امکان را می‌دهند که دید مشترکی برای پیشبرد اهداف داشته باشند.
همچنین این را نیز در نظر داشته باشید که بخشی از چابکیِ مجموعه مربوط به ارزش‌ها، اصول، رفتارها و فرهنگ سازمانی است؛ اما اگر رهبران مراقب نباشند، این فرهنگ به سرعت می‌تواند با وجود دورکاری و کاهش تعاملات از بین برود. وظیفه مدیر آن است که ترتیبی ایجاد کند تا افراد حتی در زمان دورکاری هم به این فرهنگ پایبند باشند. رهبر یا مدیر می‌تواند به کمک دو اصل مهم همدلی و شفافیت جلوی از دست رفتن این فرهنگ را بگیرد.
مدیر باید بتواند بهتر از هر کسی شرایط متفاوت کارکنان خود را درک کند. این کار را می‌توان از طریق برگزاری جلسات غیررسمی که افراد در آن درباره شرایطشان و تجربه‌شان از دورکاری صحبت می‌کنند، انجام داد. همچنین زمانی که تنها چیزی که می‌توان از آن با اطمینان صحبت کرد، خود عدم‌اطمینان است؛ بهتر است مدیران سعی کنند درباره روند کار، ضرب‌العجل‌های کاری و پاسخ‌هایی که به تهدیدها می‌دهند شفاف‌تر باشند. تا دورکاری به بی‌اطلاعی کارکنان از شرایط موجود سازمان منجر نشود.
