تاثیر دورکاری بر چابکی سازمان ها

در این مقاله که از وب‌سایت گروه مشاوران بوستون(BCG) برگرفته شده سعی داریم به یک پرسش مهم که باعث نگرانی رهبران سازمان­‌ها شده ­است پاسخ دهیم: آیا دورکاری حاصل از بحران کرونا باعث کاهش چابکی سازمان‌ها می‌­شود؟

دورکاری روشی نیست که فقط مربوط به دوره بحران کرونا باشد؛ این شیوه‌ کار قبل از بروز این بحران نیز در سراسر جهان در حال افزایش بود و کرونا در واقع فقط به سرعت فراگیری آن افزود. در نتیجه افراد و سازمان‌های زیادی این شیوه کار را تجربه کردند و با توجه به مزایایی که برای افراد و سازمان‌ها داشت برخی از آن­‌ها علاقه­‌مند شده‌اند که حتی پس از بحران هم این روش کار را ادامه دهند.

در ابتدا، برای درک بهتر موضوع لازم است تعریفی مختصر از چابکی سازمان‌ها ارائه دهیم. به زبان ساده سازمانی چابک است که به هنگام تغییر شرایط مانند مطرح‌شدن یک ایده جدید یا ورود یک فناوری جدید به بازار، توانایی و انعطاف‌پذیری لازم برای هماهنگی سریع با تغییرات را داشته باشد. به عبارت دیگر؛ سازمانی چابک است که با روی باز به استقبال تغییرات می‌رود.

 یکی از ارکان اصلی حفظ چابکی سازمان‌ها آن است که افراد در کنار یکدیگر کار کنند و تعاملات رودررو داشته ­باشند، چراکه این تعاملات باعث افزایش کارایی، بهره­وری و تصمیم‌گیری صحیح­تر می­شود. مدیران از یک طرف از کاهش هزینه‌های ناشی از دورکاری مسرورند و از یک طرف نگران از دست­ رفتن چابکی سازمان، به دلیل عدم وجود تعاملات نزدیک هستند.

پاسخی که گروه مشاوران بوستون به این مدیران می­‌دهد این است که:

«جایی برای نگرانی نیست!»

 ما در این جا راهکار­هایی به شما ارائه می­‌دهیم که حتی در زمان دورکاری هم بتوانید چابکی سازمان خود را حفظ کنید:

  • اولویت‌بندی سفت و سخت: اختصاص زمان و انرژی به مهم‌­ترین فعالیت­‌ها باعث می­‌شود که کارکنانتان متمرکز باقی بمانند.

  • ایجاد تیم‌های کوچک خودمختار و چندمنظوره: تیم‌های کوچک، انعطاف­‌پذیر­ترند و به سادگی می­‌توانند در صورت نیاز جهت حرکت خود را تغییر دهند. عمل به صورت خودمختار باعث افزایش خلاقیت می­‌شود و به تیم‌­ها این امکان را می­‌دهد تا سریع تصمیم بگیرند و سریع حرکت کنند. اما خودمختاری زیاد تنها زمانی باعث افزایش بهره‌­وری می­‌شود که هم اعضا تیم با یکدیگر به شدت همسو باشند و هم تیم­‌ها همسویی لازم با یکدیگر را داشته باشند. اهمیت این همسو بودن زمانی که اعضای تیم دور از هم کار می­‌کنند، بیشتر می­‌شود. پس وظیفه رهبران برای اطمینان حاصل کردن از این موضوع که تیم­‌ها اولویت‌­ها، استراتژی‌­ها و اهداف سازمان را دنبال می‌­کنند، چند برابر می‌­شود.

  • برگزاری جلسات در فواصل منظم: برگزاری منظم جلسات باعث افزایش همبستگی و همکاری میان کارکنان می‌شود. این جلسات باید شامل جلسات هفتگی ۶۰ تا ۹۰ دقیقه­‌ای باشد. در این جلسات درباره­‌ی روند پیشرفت کار در هفته گذشته صحبت شود. سپس با در نظر گرفتن خطرات و مشکلات پیش‌ روی سازمان برای هفته بعد برنامه‌­ریزی صورت می‌گیرد. همچنین لازم است در جلسات روزانه ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای افراد تیم گزارش‌­های روزانه خود را به یکدیگر ارائه دهند؛ البته نا­گفته نماند که تمام این جلسات تا جایی که امکان دارد باید به صورت آنلاین و از طریق ویدیوکنفرانس برگزار ­شوند.

  • چابک بودن خود رهبر: بیش از هر چیزی چابک بودن خود رهبر بر حفظ چابکی کارکنان تاثیر می‌­گذارد. رهبران خوب بر نتایج و اهداف مشخص تمرکز می­‌کنند و به تیم­‌ها این امکان را می‌­دهند که دید مشترکی برای پیشبرد اهداف داشته ­باشند.

 همچنین این را نیز در نظر داشته باشید که بخشی از چابکیِ مجموعه مربوط به ارزش‌ها­، اصول، رفتار­ها و فرهنگ ‌سازمانی است؛ اما اگر رهبران مراقب نباشند، این فرهنگ به سرعت می‌­تواند با وجود دورکاری و کاهش تعاملات از بین برود. وظیفه مدیر آن است که ترتیبی ایجاد کند تا افراد حتی در زمان دورکاری هم به این فرهنگ پایبند باشند. رهبر یا مدیر می‌­تواند به کمک دو اصل مهم همدلی و شفافیت جلوی از دست رفتن این فرهنگ را بگیرد.

مدیر باید بتواند بهتر از هر کسی شرایط متفاوت کارکنان خود را درک کند. این کار را می‌توان از طریق برگزاری جلسات غیررسمی که افراد در آن درباره شرایطشان و تجربه­‌شان از دورکاری صحبت می‌کنند، انجام داد. همچنین زمانی که تنها چیزی که می‌توان از آن با اطمینان صحبت کرد، خود عدم‌اطمینان است؛ بهتر است مدیران سعی کنند درباره روند کار، ضرب­‌العجل­‌های کاری و پاسخ‌­هایی که به تهدید­ها می­‌دهند شفاف‌تر باشند. تا دورکاری به بی‌اطلاعی کارکنان از شرایط موجود سازمان منجر نشود.

,
آیا استراتژی شما واقعا استراتژی است؟
نتایج نظرسنجی خرید سوپرمارکت اینترنتی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
شما برای ادامه باید با شرایط موافقت کنید

فهرست