انتظارات ایران استراتژیست از مطالعه این مقاله:
این مقاله با رویکرد آشنایی بیشتر با ابزار تحلیل ذینفعان نگارش شده است و برای مخاطبانی مفید است که به دنبال جلب پشتیبانی و مشارکت ذینفعان خود در راستای تضمین موفقیت یک تصمیم و تغییر استراتژیک هستند.
آن چه در ادامه مقاله در مورد تحلیل ذینفعان یاد خواهیم گرفت:
- ذینفعان چه کسانی هستند؟
- چرا ذینفعان مهم هستند؟
- ذینفع ذی نفوذچه کسی است؟
- چگونه ذینفعان را تحلیل کنیم؟
- نمونه جدول تحلیل ذینفعان
- نمونه کاربرگ تحلیل ذینفعان
- تجویزهای راهبردی برای استراتژیست ها
ذینفعان چه کسانی هستند ؟
ذینفعان کسانی هستند که می توانند روی یک کسب وکار/فعالیت تأثیر داشته باشند و یا این که به صورت مستقیم و یا غیر مستقیم تحت تأثیر آن کسب و کار/فعالیت قرار بگیرند. در تعریفی دیگر ذینفعان ممکن است افرادی باشند که به دلایل مختلف علاقه زیادی به یک فعالیت دارند.
- چرا ذینفعان مهم هستند؟
ذینفعان برای کسب و کارها مهم و حیاتی هستند چرا که برای اتخاذ تصمیمات استراتژیک و انجام تغییرات استراتژیک که معمولا دردناک، هزینه زا و همراه با تبعات فراوان هستند نیازمند حمایت ذینفعان ذینفوذ خود هستید. در این بخش نکته حائز اهمیت این است که امکان ایجاد تضاد میان خواسته ها و منابع ذینفعان مختلف وجود دارد و صاحبان کسب و کار نیازمند برخورداری از مهارت ایجاد موازنه بین ذینفعان مختلف هستند.
- ذینفع ذی نفوذ چه کسی است؟
همه ذینفع ذی نفوذ نیستند، بلکه ذینفعان ذینفوذ کسانی هستند که هم قدرت دارند و هم رغبت. نکته مهم در این بخش این است که همه کسانی را که به عنوان ذینفع ذی نفوذ می شناسید همیشه در این جایگاه باقی نمی مانند. به عنوان مثلا شرکت A در پروژه ای ذینفع ذی نفوذ به شمار می آید و در پروژه دیگری از فهرست ذینفعان ذینفوذ کنار گذاشته می شود.
- چگونه ذینفعان را تحلیل کنیم؟
تحلیل ذینفعان در 4 گام زیر انجام می شود:
گام1: شناسایی فهرست بلند ذینفعان
گام 2:نگاشت ذینفعان بر روی ماتریس قدرت-رغبت (تمایل-توانایی)
گام3:تشخیص منافع، نیازها، خواسته ها و انتظارات ذینفعان کلیدی
گام4:تعیین استراتژی تعامل با ذینفع
گام اول: شناسایی فهرست بلند ذینفعان
با استفاده از پرس و جو کار کارشناسی یا توفان فکری می توان تمام ذینفعان بالقوه و بالفعل را شناسایی کرد؛ تمام افرادی که پای منافع شان در میان است. برای جذب حمایت و همکاری ذینفعان در یک فعالیت، تنها شناسایی آنها کافی نیست، بلکه باید بیشتر در مورد آنان دانست و آنان را به دسته های مختلف تقسیم کرد. مدیریت ذینفعان به معنی جلب همکاری و حمایت از سوی آنهاست چنین کاری با تحلیل ذینفعان به صورتی که میزان علاقه و نفوذ آنها روی یک تصمیم/تغییر را روشن می کند راحت تر می‌شود.
وقتی شما این اطلاعات را به دست آوردید، می توانید درباره راهبرد مناسب ارتباط برقرار کردن و شیوه کار و مراوده با هر فرد و گروه تصمیم بگیرید بسته به اهداف شما برای یک فعالیت، ممکن است روی آن دسته از ذینفعانی که بیشترین علاقه و نفوذ را دارند و یا روی کسانی که به بیشترین مقدار تحت تأثیر این فعالیت قرار می گیرند تمرکز کنید.
گام دوم: نگاشت ذی نفعان
نگاشت ذینفعان آنها را به چهار گروه تقسیم می کند و هرکدام از این چهار گروه روی یک بخش از شبکه چهاربخشی قرار می گیرند.
همان طور که در شکل زیر میبینید قدرت تأثیرگذاری بسیار کم تا بسیار زیاد روی محور عمودی و به همین صورت میزان علاقه بسیار کم تا بسیار زیاد روی محور افقی مشخص نشان داده شده است.
- بازیگران اصلی و پیش برندگان هم علاقه زیادی به فعالیت شما دارند و هم اینکه قدرت کافی دارند تا با کمکشان باعث موفقیت فعالیت شما شوند و (یا آنکه برعکس کاملاً آن را از مسیر خارج کنند).
- مدافعان به فعالیت شما علاقه دارند و حمایت خود را از آن اعلام می کنند اما در واقع قدرت کمی برای تأثیر گذاشتن روی فعالیت شما دارند.
- بالقوه ها فعلاً هیچ علاقه خاصی به فعالیت شما ندارند، اما قدرت آن را دارند که در صورت علاقه مند شدن آن را به صورت قابل ملاحظه ای تحت تأثیر قرار دهند.
- بی تفاوتها نه علاقه ای به کار شما دارند و نه قدرتی برای تأثیرگذاری روی آن. این گروه حتی شاید از وجود چنین فعالیتی هم بی خبر باشند.
پس در این صورت ما باید روی کدام یک از ذینفعان متمرکز شویم؟
افرادی که معمولاً به عنوان ذی نفعان کلیدی توصیف می شوند در مربع گوشه بالا دست راست قرار میگیرند اما این اشتباه است، می توان به ذی نفعانی که تمایل/رغبت بالایی ندارند اما قدرتمند هستند نیز فکر کرد و بازی را به گونه ای طراحی کرد که آنان نیز علاقه مند شوند. گام بعدی تحلیل نیازها، انتظارات و منافع ذینفعان کلیدی است (پیش برندگان و بالقوه ها).
گام سوم: تشخیص منافع نیازها خواسته ها و انتظارات ذینفعان کلیدی
بعضی از سؤالات مربوط به این ارزیابی که می توانید در نظر بگیرید:
- مهمترین خواسته های ذینفعان کلیدی چیست؟
- مهم ترین انتظارات آنان از ما چه مواردی است؟
- چه نیازهایی دارند که ما میتوانیم یا باید به آن پاسخ دهیم؟
- چگونه می توانیم آنان را به حامیان تصمیم / تغییر استراتژیک تبدیل کنیم؟
- چگونه می توانیم منافع آنان را با منافع خود گره بزنیم؟
گام چهارم: استراتژی تعامل با ذینفعان
در این گام، باید تصمیم بگیرید که با هر ذینفع چگونه ارتباط برقرار کنید. این سؤالات میتواند مفید باشد؛
- بیشتر از همه چه چیزی به آنها انگیزه میدهد تا از ما حمایت کنند؟
- آن ها چه اطلاعاتی از ما می‌خواهند؟ چگونه می‌خواهند اطلاعات را دریافت کنند؟ بهترین راه ارسال اطلاعات به آنها چیست؟
- نظر فعلی آن ها در مورد تصمیم/تغییر استراتژیک ما چیست ؟
- چه کسی بر نظرات کلی آنها تاثیر می گذارد؟
- اگر در مورد شما مثبت نیستند چه چیزی می تواند حمایت آنان را جلب بکند؟
- اگر فکر میکنید نمی توانید حمایت آنها را جلب کنید، چگونه میتوانید نظرات مخالف آنها را مدیریت کنید؟
- آیا می توان نیازمندی ذینفع را با توانمندی یک ذینفع دیگر گره زد؟
- آیا می توان یک بازی برنده- برنده – برنده (بازی با چندین برنده) طراحی کرد؟
تصویر 1- نمایش گرافیکی ذینفعان یک کسب و کار
- نمونه کاربرگ تحلیل ذینفعان
تجویزهای راهبردی در تحلیل ذینفعان :
- تحلیل ذینفعان را با دو هدف انجام می شود. یک بار قبل از تصمیم گیری استراتژیک، زمانی که در جستجوی موضوعات استراتژیک هستید، آنگاه تا گام سوم را انجام می دهید و گام سوم را با کشف صورت بندی موضوعات استراتژیک به پایان می برید. اما اگر تصمیم استراتژیک معلوم است ،آنگاه با هدف افزایش موفقیت یک تصمیم استراتژیک مشخص، تحلیل ذینفعان انجام می دهید و تا انتهای گام چهارم را به پیش می روید.
- با تبدیل همه ذینفعان به بخشی جدایی ناپذیر در روند تصمیم گیری استراتژیک احتمال جلب حمایت آنها افزایش می یابد. چون آن تصمیم ها را از آن خود می دانند و در نتیجه تلاش می کنند تا با موفقیت انجام شود. اگر مخالفتی از جانب آنها وجود داشته باشد، با شناسایی آن در واقع موقعیت شما محکم تر خواهد شد.
- استراتژی برآیند کشمکش های درونی بازی قدرت است. از محدود ابزارهای مدیریت استراتژیک که رسماً از منظر سیاسی و قدرت به کسب وکار و سازمان نگاه می کند ابزار تحلیل ذینفعان است و از این منظر بسیار ارزشمند است. دقت کنید استراتژی بهینه ای که مورد اجماع ذینفعان ذی نفوذ نباشد هیچگاه به ثمر نمی نشیند، بلکه استراتژی میان مایه و یا حتی اشتباهی که مورد حمایت و رضایت ذینفعان قدرتمند باشد در دستور کار قرار می گیرد. بنابراین شما به عنوان استراتژیست باید در جست وجوی استراتژی بهینه ای باشید که مورد وفاق ذینفعان ذی نفوذ باشد.
- برخورداری از حمایت ذینفعان قدرتمند میتواند به شما برای دستیابی به منابع بیشتر کمک کند و این موضوع می تواند باعث افزایش احتمال موفقیت شما شود.
- با ارتباطات به موقع و متناوب با ذینفعان به این اطمینان می رسید که آنها درک کاملی از آنچه شما در حال انجام آن هستید و منافعی که تصمیم یا تغییر استراتژیک شما به دنبال دارد به دست آورده اند و این به این معنی است که آن ها قادر خواهند بود از شما به طور فعالانه در زمان مورد نیاز حمایت نمایند.
- برای اغلب کسب و کارها، تعدادی ذینفع شناخته شده وجود دارد که همه آنها را می شناسند. مشتریان همکاران داخل شرکت، تأمین کنندگان مواد اولیه، نمایندگان ،فروش بانکها، مؤسسات مالی، سهام داران شرکت و اعضای هیئت مدیره نمونه این نوع ذینفع های شناخته شده هستند. اما بسته به کسب وکار و صنعت ذینفعان دیگری هم هستند که نباید از آنها غافل شوید.
- باید موازنه بین داده و ستانده باشد. ذینفعان به شما مشروعیت می بخشند و دسترسی را به منابع فراهم می کنند و موانع را از پیش روی شما را برمی دارند( مشارکت ذینفعان) و در عوض شما برای آنان مسئله حل می کنید، قواعد شان را رعایت می کنید و منفعت می رسانید (منفعت و رضایت ذینفعان).
